ORGANIZACIÓN DE VENTAS O VENDEDOR

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN DE VENTAS? 

•Cuando se desarrolla un negocio no es suficiente con una sola persona para manejar todas las ventas y es necesario subdividir su trabajo y confiar parte de sus deberes a uno o más agentes de ventas.

PRINCIPIOS PARA PLANEAR LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

•EN PROPORCION AL NEGOCIO
•DE ACUERDO A OBJETIVOS
•ESTABLECER Y DEFINIR LA AUTORIDAD
•LA RESPONSABILIDAD EN RELACIÓN CON AUTORIDAD
•EN FUNCIÓN DE TRABAJOS, NO DE PERSONAS
•DEFINIR LOS CANALES DE COMUNICACIÓN
•ESTABLECER CAMPOS DE CONTROL
•DEFINIR LINEAS DE ASCENSO A PUESTOS SUPERIORES
•LOGRAR COORDINACIÓN VERTICAL Y HORIZONTAL
•DIVISIONES EQUILIBRADAS
•CONSIDERAR LOS PUNTOS DÉBILES

LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS TIENE QUE ESTAR DE ACUERDO CON EL NEGOCIO

•Al proyectar una organización comercial, debe tenerse presente el volumen del negocio, el número y naturaleza de productos, la expansión geográfica de la distribución, el método del mercadeo, la categoría financiera y las tácticas o normas de ventas.
•La organización de una compañía no vale para otra.

LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA INFLUYEN EN LA ORGANIZACIÓN

•La ideación comercial depende en parte de los objetivos de la empresa a que se destinan.

LA AUTORIDAD DEBE DEFINIRSE CLARAMENTE

•Autoridad es el derecho a ordenar o a obrar.
•La delegación de autoridad contribuye a formar subordinados que tengan oportunidad de ejercer y acreditar sus capacidades y talentos.
•Es esencial para el control y supervisión de las funciones comerciales en todos los niveles.
•Depende del número de funciones y subordinados que pueden ser controlados por un solo ejecutivo.

LA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD ES ESENCIAL EN LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

•Si no se definen claramente, los ejecutivos de ventas pueden tener dudas respecto a su derecho de decidir y proceder, con el resultado de que no se tome decisión alguna.
•También puede ocurrir que algún subordinado considere que tiene más autoridad que la que se le ha otorgado en realidad, lo cual dará pie a fricciones y choques de autoridad.

LA RESPONSABILIDAD DEBE RESPONDER A LA AUTORIDAD

•La responsabilidad consiste en dar cuenta de la conducta o cumplimiento de las obligaciones a alguna persona investida de autoridad.
•Hay que utilizar descripciones de empleo para informarles de sus deberes y responsabilidades.
•Ningún miembro de ventas debe ser responsable ante más de una persona.
•El gerente de ventas asigna responsabilidades específicas y debe procurar su realización.

LA ORGANIZACIÓN DEBE GIRAR EN TORNO A LA FUNCIONES, NO A LAS PERSONAS

•La finalidad de una organización comercial es lograr el cumplimiento de las funciones específicas del mercadeo, y la estructura debe planearse en torno a estas funciones, no en consideración a los individuos.

CANALES CLARAMENTE ESTABLECIDOS Y DEFINIDOS DE COMUNICACIÓN Y DE MANDO 
•Se debe de contar con canales de comunicación en ambos sentidos, que se entienda fácil y claramente, para dar órdenes a los subordinados y recibir de ellos informes y sugerencias.

DEBEN ESTABLECERSE CONTROLES SOBRE LA ORGANIZACIÓN

•Las personas investidas de autoridad en todos los niveles de ventas, son responsables de la dirección, orientación y disciplina de sus subordinados, con el objeto de asegurar el cumplimiento efectivo de sus obligaciones.
•El campo de control varía según los puestos.
•Establecer patrones o criterios de realización, de conformidad con los cuales se controle las actividades de los ejecutivos y agentes de ventas.

EQUILIBRIO ESENCIAL EN UNA BUENA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

•La función de cada una de las divisiones de una organización comercial debe estar equilibrada con las demás, a fin de que no haya ninguna que domine en las empresa.
•Hay que mantener el equilibrio en el peso de trabajo de los ejecutivos en el sentido que no se le 

carguen a uno más responsabilidades que las que se pueda aceptar.

PUNTOS DÉBILES DE LAS ORGANIZACIONES DE VENTAS

•Resistencia a delegar responsabilidades.
•Falta de planeamiento a breve y a largo plazo.
•Favoritismos respecto a los amigos y conocidos de la gerencia.
•No informar a todos los miembros de la organización.
•Falta de integración de personalidades distintas en el trabajo.
•Cuando no se toma en cuenta los cambios efectuados en el mercado y en la distribución. •Duplicación de funciones.
•Utilización indebida del personal de ventas.

FUNCIONES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

•ADMINISTRADORES DE VENTAS - Planear, controlar y coordinar, valorar la ADMINISTRATIVAS actuaciones de los agentes, señalar estrategias y elaborar programas.
•GERENTES DE VENTAS
•FUNCIONES TERRENO - Ejecutar las disposiciones, controles y OPERATIVAS planes de alta gerencia. 
•JEFES TÉCNICOS Y SUS AUXILIARES - Asistencia y consejo especializado a los TÉCNICAS altos ejecutivos de ventas.

•DIVISIÓN DE LAS FUNCIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS
•POR LÍNEAS DE ARTÍCULOS
•POR CLIENTES

TIPO TÉCNICO FUNCIONAL DE LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

•Los ejecutivos técnicos no tiene facultades para dar órdenes a los gerentes de línea y sobre terreno.
•El gerente de ventas pueden delegar a ejecutivos técnicos para tratar con los de línea.
•Los ejecutivos de ventas no deben quedar en posición de recibir órdenes de dos procedencias, un técnico y un gerente de ventas.

LOS COMITÉS EN LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

•Los comités proporcionan datos especializados y asesoramiento sobre problemas de ventas. • Contribuyen a descargar a la gerencia de decisiones desagradables y le dan más tiempo para dedicarse a problemas importantes.
•Por otra parte quitan tiempo a sus miembros y son lentos en su acción.

CENTRALIZACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN COMERCIAL

•CENTRALIZACIÓN - Concentrada en la gerencia. - Permite mayor flexibilidad a la gerencia - La dirección en línea es más eficaz cuando se concentra - Decisiones tomadas por los gerentes de terreno en la casa matriz el control de sus actividades. - Una mayor especialización en el mercado al nivel - La gerencia central está administrativo superior y más capacitada para la toma al operativo sobre el terreno. De decisiones. - Aumenta los costos y multiplica los problemas de administración.

CORPORACIONES SEPARADAS DE VENTAS

•Algunas corporaciones de ventas trabajan productos de consumo por distribución a escala nacional han formado otras organizaciones de ventas subsidiarias.
•La ventaja principal es que hacen ahorros fiscales estatales en organizaciones extranjeras, es decir incorporadas en un estado distinto de aquel en que están operando.
•Existen otras ventajas a nivel organizativo siempre que no se pierda la comunicación y la coordinación con la casa matriz


7 cualidades de los mejores vendedores

Sin importar el giro de tu negocio, te interesa vender. Entonces, rodéate de vendedores de éxito. El elemento que dispara a un negocio es su fuerza de ventas. No importa si se tienen productos y servicios ganadores, si el talento en el área comercial es limitado, lo más probable es que los resultados también lo sean.

Pero, ¿cómo elegir a un buen vendedor? Aquí algunas sugerencias clave para poder identificarlos:

1. Tiene un alto nivel de socialización y además calidad en sus relaciones interpersonales

Relacionarse es una habilidad. Particularmente los vendedores necesitan saber cómo establecer contacto desde cero con personas desconocidas. Lo básico puede radicar en una actitud extrovertida y con fluidez de conversación, pero eso no es suficiente. Normalmente son personas que atienden a distintos compromisos sociales.

Asimismo, les gusta estar en contacto. Suelen “ser agradables”, y es la suma de su imagen, trato, temas y maneras de conversación y en especial la empatía con la que se puede conectar con las personas. Como clientes siempre preferimos a alguien que nos simpatiza. Es un peso en la balanza a su favor.

Complementario a lo anterior, si sabe estar al pendiente de sus relaciones y logra establecer vínculos se convertirá en el vendedor favorito de todos sus clientes. Pregúntate, ¿Yo le compraría su producto sin dudarlo? ¿Me simpatiza?

2. Constantemente se mantiene informado y actualizado sobre su producto y el mercado

Un vendedor profesional se documenta y domina lo que vende. También se entera de los productos o servicios similares que están en el mercado, los precios, procesos, tiempos de respuesta, características de los clientes y competidores. Permanece alerta a los cambios, actualizaciones y fenómenos que pueden afectar su venta.

Lo anterior es notable cuando su retroalimentación a la compañía que pertenece aporta datos e información para lograr mejoras y anticiparse a cambios, así como a nuevas oportunidades. De igual manera, sus ventas se logran en gran medida por ser un experto asesor para el cliente.

Para identificar este rasgo, es bueno preguntarle cosas como:

¿De qué manera obtienes toda la información sobre tu producto?

¿Qué conoces de tus competidores y cómo obtienes esa información?

¿Cómo asesoras de manera completa a un cliente?

¿Cómo llevas tu dominio técnico del producto para enfrentar las objeciones de un cliente ante tu venta?

3. Su habilidad para prospectar es visible

Es cierto, hay muchos vendedores en el mercado. La realidad es que no todos saben vender. Hay quienes pueden tener muy desarrollada la habilidad para administrar y desarrollar cuentas ya existentes, sin embargo, no logran un resultado favorable al momento de buscar, generar y cerrar nuevas oportunidades de negocio.

Lo recomendable es siempre elegir personas que tienen el hábito de buscar de manera constante, disciplinada y sobre todo sin temor a nuevos prospectos. Es decir, casi siempre (1) identifican posibles industrias, empresas y oportunidades para ofrecer servicios, (2) buscan los contactos precisos, (3) realizan cientos de llamadas en frío, (4) y generan múltiples citas. Este tipo de vendedor prefiere el beneficio de un jugoso esquema de comisiones a la aparente comodidad de un salario base. Son personas persistentes, que no temen hacer llamadas en frío y tienen la energía para atender distintas citas durante el día.

Siempre pregunta a un vendedor: ¿Cómo consigues clientes? La respuesta debe integrar una investigación dedicada, pero también el empuje y motivación para contactarlos y salir a buscarlos sin caer en la frustración ante los rechazos.

4. Un buen vendedor muestra un alto nivel de organización y seguimiento

La agenda de un buen vendedor es sagrada. No sólo en el orden y clasificación de sus contactos, sino en el cúmulo subsecuente de acciones a un primer contacto con el cliente. Ejemplos de esto son: llamadas de seguimiento para cerrar una venta, acompañamiento también durante el proceso de la entrega de un producto, así como fechas significativas donde es conveniente reforzar el contacto y la relación (en ocasiones cumpleaños, fechas festivas, temporadas de comercialización fuerte).

La acción en el tiempo correcto es crucial. De nada es útil alguien que llama al cliente una vez que se enfrió su intención de compra. En este punto es recomendable indagar temas como:

¿De qué manera está organizada tu agenda para atender a tus clientes?

¿Puedes describirme tu programación de llamadas y citas en corto y largo plazo? ¿Qué factores consideras para realizar llamadas de seguimiento?

¿Cada cuánto y por qué las realizas?

5. Apoya y facilita los procesos internos

Diversos autores destacan los grandes beneficios que tiene un vendedor que apoya los procesos y a la gente detrás de su labor. A partir de facilitar y reconocer el esfuerzo de todas las áreas involucradas en generar el  producto de su venta, consigue un mejor servicio interno que se traduce en más apertura, mejores tiempos de respuesta, mayor calidad, compromiso y sensibilidad con sus clientes.

En este rubro es conveniente explorar lo siguiente:

¿Puedes describirme tu relación con las áreas operativas?

¿Qué problemas frecuentes tienes con ellos? ¿Cómo los has resuelto?

¿Qué hacen en tu organización para reconocer el esfuerzo de las demás áreas? ¿Cómo participas en ello?
Un comportamiento que puede ejemplificar lo anterior lo vemos en aquellos vendedores que asumen el resultado como un trabajo de equipo y que, ante éxitos o errores, siempre hacen mención de la responsabilidad conjunta. Es decir, sin buscar culpables o adjudicarse todo el mérito.

6. Muestra flexibilidad y actitud para resolver en beneficio del cliente y la compañía

Inevitablemente el vendedor es un mediador entre el cliente y la empresa. Los que tienen oficio muestran una apertura a brindar la mayor cantidad de alternativas posibles tanto para el cliente como para su organización.

Son aquellos que exploran y logran negociaciones (dentro de un marco permitido y de beneficio para todos) en cuanto a precios, tiempos de entrega, valores agregados, descuentos, cambios y adaptaciones al producto con la finalidad de cerrar la venta. Entienden lo difícil que es atraer un cliente; buscan cautivarlo y retenerlo a toda costa, cuidando siempre la rentabilidad presente y futura de su negocio.

7. Es transparente y honesto

Muy simple: Nadie quiere a un vendedor que oculta información. Tal vez logre una primer venta, pero las puertas se le cerrarán inmediatamente y para siempre. También para tu compañía. Más vale la gente que dice un “No sé, pero lo investigo y te doy respuesta” a alguien que inventa situaciones con tal de mostrarse experto o lograr su venta.

Como colofón bien vale la siguiente analogía. La venta es un campo de batalla ¿Qué preferirías enviar: Un león acompañado de cien ovejas o, tres leones? No te conformes con sólo tener un león en tu negocio. El siguiente reto es atraerlos y retenerlos, pero será un tema a comentar en otra ocasión.

Hugo Adrian Morin Martinez #12580852